Governance

Articles of Association

1 Name, registered office, financial year

1. The association shall bear the name "Hybrid Alliance"
2. It shall be entered in the register of associations and shall then bear the addition "e.V." (= registered association).
3. The registered office of the association shall be Ansbach (Sachsen b.A.) – Germany.
4. The financial year shall be the calendar year. The first financial year is a short financial year.

2 Purpose and self-image

1. The purpose of the association is the promotion of science and research with a focus on hybrid technology for drive technologies for commercial vehicles.
2. The association complies with the provisions of the German Fiscal Code.
3. The association sees itself as representing the interests of its members worldwide.

3 Realization of the statutory purposes, vision and mission

1. The association pursues the vision of shaping a future in which the worldwide use of vehicles with hybrid drive systems in e.g. commercial vehicles is an important component for eco-efficient and sustainable mobility and complements the range of available drive systems.
2. The mission of the association is to publicize the integration of hybrid drive technology in a.o. commercial vehicles, to contribute to the discussion and thus to promote it.
3. The statutory purposes are realized amongst others through the following measures:
4. Establishing a network of organizations, associations, companies and experts in the field of hybrid technology for commercial vehicles.
5. Influencing political and public discussions and decisions to promote hybrid technology.
6. Marketing and promoting hybrid technology with focus on the commercial vehicle sector amongst others.
7. Organizing and conducting roundtable discussions, conferences and other specialist events.
8. Organization of webinars and online events for further education and information dissemination.
9. Preparation and publication of publications and press releases.
10. Initiating and supporting research and development projects in the field of hybrid technology amongst others for commercial vehicles.

To realize the statutory purpose the Executive Board may hire employees into the association.

3 Membership, rights and duties

1. Any natural or legal person who supports the objectives of the association in accordance with §2 and §3 may become a member of the association. Further requirements can be set in a code of conduct.
2. The Executive Board decides on the acceptance of the application for membership and its withdrawal.
3. Every member has equal voting and election rights in the General Assembly.
4. Every member has the duty to promote the interests of the association, to pay their membership fees regularly and to support the Association.

4 Termination of membership

1. Membership shall end through resignation, exclusion, or death. 
2. Resignation shall be made by written declaration to the Executive Board with a notice period of 3 months to the end of the year.
3. Membership fees already paid shall not be refunded.
4. A member may be expelled from the association by resolution of the general assembly if he/she
5. culpably damages the reputation or interests of the association in a serious manner or
6. is at least 3 months in arrears with the payment of its membership fees and has not paid the arrears despite a written reminder under threat of expulsion.

The member must be given the opportunity to comment on the reasons for expulsion at the general assembly. These must be communicated to the member at least two weeks in advance.

5 Membership fees and financing

1. Members are required to pay membership fees.
2. The amount of the fees and their due date shall be decided by the General Meeting.
3. Further possibilities of financing exist, among others, through donations, grants, public funds and subsidies.

6 The bodies

1. The bodies of the Association are the Executive Board and the General Assembly of Members (general meeting).
2. The General Assembly also serves as a forum to report on the progress of the association in implementing its key activities.
3. The Executive Board may additionally appoint an Expert Advisory Board, which reports to the Executive Board.

7 The Executive Board(further named EB)

1. The EB shall consist of at least of two persons. Candidates for the EB may be proposed by any member.
2. The EB is elected by the General Assembly for a term of 4 years with at least 75% of the votes of the members present at the election.
3. The EB shall represent the association in and out of court by at least by one of its members. The members of the EB are authorized to represent the association individually.
4. The EB manages the business of the association and is responsible for the operational organization, working structure and for the organization of the General Assembly. It has in particular the following tasks: (a) the convening and preparation of the General Meetings including the drawing up of the agenda, (b) implementing the resolutions of the General Meeting, (c) managing the Association's assets and preparing the annual report, (d) the admission of new members.
5. The EB members may resign or be resigned by the General Assembly with a notice period of 4 weeks to the end of the quarter.
6. The EB shall act in good faith. Any intended credits or loans must be approved upfront by the general assembly of members.
7. The EB shall be remunerated appropriately, whereby the level of remuneration shall be based on market standards and be approved by the general assembly.
8. The EB meets as required. Meetings are convened by the Chairman or, if he is unable to do so, by his deputy. A notice period of one week should be observed. The EB is quorate if at least 50% of the members are present. Resolutions are passed by a majority of the valid votes cast. In the event of a tie, the vote of the Chairman or, if he is unable to attend, that of his deputy shall be decisive.
9. The resolutions of the EB must be recorded in the minutes. The minutes are to be signed by the secretary and the Chairman or, if he is unavailable, by his deputy or another member of the EB.

8 General Assembly (of Members)

1. The ordinary General Assembly takes place at least once a year. The meeting shall be convened in writing, giving two weeks' notice and stating the agenda.
2. An extraordinary General Assembly may be convened at any time with at least 2 weeks' notice.
3. The General Assembly is responsible for decisions on the following matters
4. amendments to the Articles of Association,
5. the determination of membership fees and renumeration of the EB
6. the expulsion of members from the association,
7. electing and dismissing members of the Executive Board,
8. adopting the annual financial plan (budget) and approve loans
9. the acceptance of the annual report and the discharge of the EB,
10. the dissolution of the association.
11. The General Assembly and votes may take place in person and/or electronically and/or hybrid, e.g. as an online meeting, online vote (telephone and/or video and/or web-conference).
12. The agenda is set by the EB. Any member of the association may submit a written request to the EB to add items to the agenda no later than one week before the General Assembly. The EB shall decide on the application. The General Assembly shall decide on changes on the agenda that have not been included by the EB or that are submitted for the first time at the General Assembly by a majority of the votes of the members present; this does not apply to changes relating to an amendment to the Articles of Association, changes to membership fees or the dissolution of the Association.
13. The General Assembly shall be chaired by the EB Chairman or its deputy, if one or both unavailable, it shall be chaired by a chairman to be elected by the General Assembly.
14. The General Assembly is quorate, if not determined otherwise, if at least one third of all association members are present. If there is no quorum, the Executive Board is obliged to convene a second General Assembly with the same agenda within four weeks. This shall constitute a quorum regardless of the number of members present. This must be indicated in the invitation.
15. The General Assembly shall decide by open vote if not otherwise decided with a majority of the votes of the members present. If no majority of the votes of the members present can be achieved in elections (see §7 point 2), the person who has received the majority of the valid votes shall be elected; a run-off election shall be held between several candidates.
16. Minutes must be taken of the General Assembly and the resolutions passed, which must be signed by the secretary and the chairman of the meeting. The Minutes will made available latest within 4 weeks after the General Assembly.

9 Expert Advisory Board

1. The members of the Expert Advisory Board are appointed by the EB at the suggestion of the members or the EB.
2. The Expert Advisory Board may elect a Chairman and a Deputy Chairman.
3. The Expert Advisory Board advises the EB, the Association and its members on relevant functional expert issues and is made up a.o. of experts from business, education, science, and research.

10 Amendments to the Articles of Association

1. A majority of 75% of the votes cast is required for amendments to the Articles of Association. At least 50% of the members must participate in the vote.
2. Amendments to the Articles of Association can only be voted on if they have been referred to in the invitation to the General Meeting.

11 Dissolution of the association

1. The dissolution of the association can only be decided in a General Assembly with a majority of 75% of the votes cast. At least 50% of the members shall participate in the vote.

12 Communication strategies

1. The association will pursue an active communication strategy, which includes PR and marketing activities, the use of social media and the public presentation of the association.
2. The communication shall emphasize the value and importance of hybrid electric transmission technology for a sustainable future, make it known to the public and experts and trigger the political discussion about it.

13 Other regulations

1. Further provisions and specifications may be regulated in administrative procedures.
2. Should individually provisions of the Articles of Association be invalid, this shall not affect the validity of the other provisions of these Articles of Association.

October 2024

1 Name, Sitz, Geschäftsjahr

1. Der Verein führt den Namen „Hybrid Alliance“
2. Er soll in das Vereinsregister eingetragen werden und trägt dann den Zusatz „e.V.“.
3. Der Sitz des Vereins ist Ansbach (Sachsen b.A) - Deutschland.
4. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Das erste Geschäftsjahr ist ein Rumpfgeschäftsjahr.

2 Zweck und Selbstverständnis

1. Zweck des Vereins ist die Förderung von Wissenschaft und Forschung im Bereich der Hybridtechnologie für Antriebstechnologien mit unter anderem dem Schwerpunkt Nutzfahrzeuge.
2. Der Verein berücksichtigt die Bestimmungen der deutschen Abgabenordnung.
3. Der Verein sieht sich selbst als Interessensvertretung seiner Mitglieder weltweit.

3 Verwirklichung der Satzungszwecke, Vision und Mission

1. Der Verein verfolgt die Vision, eine Zukunft zu gestalten, in der weltweite Nutzung von Fahrzeugen mit Hybridantriebssystemen in z.B. Nutzfahrzeugen als ein wichtiger Bestandteil für ökoeffiziente und nachhaltige Mobilität ist und das Spektrum der verfügbaren Antriebssysteme ergänzt.
2. Die Mission des Vereins ist es, die Integration von Hybrid-Antriebstechnologie in Nutzfahrzeugen öffentlich bekannt zu machen, zur Diskussion beizutragen und damit voranzutreiben.
3. Die Satzungszwecke werden unter anderem durch folgende Maßnahmen verwirklicht:
4. Aufbau eines Netzwerks von Organisationen, Verbänden, Unternehmen und Experten im Bereich Hybridtechnologie für Nutzfahrzeuge.
5. Mitwirkung an politischen und öffentlichen Diskussionen und Entscheidungen zur Förderung der Hybridtechnologie.
6. Marketing und Förderung der Hybridtechnologie mit Schwerpunkt u.a. im Nutzfahrzeugsektor.
7. Organisation und Durchführung von Rundtischgesprächen, Konferenzen und anderen fachbezogenen Veranstaltungen.
8. Ausrichtung von Webinaren und Online-Events zur Weiterbildung und Informationsverbreitung.
9. Erstellung und Veröffentlichung von Publikationen und Pressemitteilungen.
10. Initiierung und Unterstützung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten unter anderem im Bereich Hybridtechnologie für Nutzfahrzeuge.

Zur Verwirklichung des Satzungszwecks kann der Vorstand Mitarbeiter im Verein anstellen.

3 Mitgliedschaft, Rechte und Pflichten

1. Mitglied des Vereins kann jede volljährige natürliche und juristische Person werden, welche die Vereinsziele gemäß §2 und §3 unterstützt. Weitere Voraussetzungen können in einem Verhaltenskodex geregelt werden.
2. Der Vorstand entscheidet über die Annahme des Antrags auf Mitgliedschaft und den Austritt.
3. Jedes Mitglied hat gleiches Stimm- und Wahlrecht in der Mitgliederversammlung.
4. Jedes Mitglied hat die Pflicht, die Interessen des Vereins zu fördern, regelmäßig seine Mitgliedsbeiträge zu leisten und den Verein zu unterstützen.

4 Beendigung der Mitgliedschaft

1. Die Mitgliedschaft endet durch Austritt, Ausschluss oder Tod.
2. Der Austritt erfolgt durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Vorstand mit einer Frist von 3 Monaten zum Jahresende.
3. Bereits entrichtete Mitgliedsbeträge werden nicht erstattet.
4. Ein Mitglied kann durch Beschluss des Vorstandes oder der Mitgliederversammlung aus dem Verein ausgeschlossen werden, wenn es
5. schuldhaft das Ansehen oder die Interessen des Vereins in schwerwiegender Weise schädigt oder
6. mit der Zahlung seiner Mitgliedsbeiträge mindestens 3 Monate im Rückstand ist und trotz schriftlicher Mahnung unter Androhung des Ausschlusses die Rückstände nicht eingezahlt hat.

Dem Mitglied ist Gelegenheit zu geben, zu den Gründen des Ausschlusses Stellung zu nehmen. Diese sind ihm mindestens zwei Wochen vorher mitzuteilen.

5 Mitgliedsbeiträge und Finanzierung

1. Von den Mitgliedern werden Beiträge erhoben.
2. Die Höhe der Beiträge und deren Fälligkeit beschließt die Mitgliederversammlung.
3. Weitere Möglichkeiten der Finanzierung bestehen u.a. durch Spenden, Zuwendungen, öffentliche Mittel und Förderungen.

6 Die Organe

1. Die Organe des Vereins sind der Vorstand und die Mitgliederversammlung.
2. Die Mitgliederversammlung dient auch als Forum, um über die Fortschritte des Vereins bei der Umsetzung seiner Schlüsselaktivitäten gemäß § 2 Punkt 3. zu berichten.
3. Der Vorstand kann zusätzlich einen Fachbeirat aus Experten berufen, der an den Vorstand berichtet.

7 Der Vorstand

1. Der Vorstand besteht aus mindestens zwei Mitgliedern. Die Kandidaten für den Vorstand können von jedem Mitglied vorgeschlagen werden.
2. Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung für eine Amtszeit von 4 Jahren mit mindestens 75% der Stimmen der bei der Wahl anwesenden Mitglieder gewählt.
3. Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich durch mindestens ein Mitglied des Vorstandes vertreten. Jedes Mitglied des Vorstandes ist einzelvertretungsberechtigt.
4. Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins und ist verantwortlich operative Organisation und Arbeitsstruktur und für die Organisation der Mitgliederversammlungen. Er hat insbesondere folgende Aufgaben: (a) die Einberufung und Vorbereitung der Mitgliederversammlungen einschließlich der Aufstellung der Tagesordnung, (b) die Ausführung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung, (c) die Verwaltung des Vereinsvermögens und die Anfertigung des Jahresberichts, (d) die Aufnahme neuer Mitglieder.
5. Die Vorstandsmitglieder können mit einer Frist von 4 Wochen zum Quartalsende ausscheiden oder von der Mitgliederversammlung abberufen werden.
6. Der Vorstand hat nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln. Kredite müssen vor ihrer Aufnahme von der Mitgliederversammlung genehmigt werden.
7. Der Vorstand wird angemessen entlohnt, wobei sich die Höhe der Entlohnung an Marktstandards orientiert, und von der Mitgliederversammlung genehmigt wird.
8. Der Vorstand tritt nach Bedarf zusammen. Die Sitzungen werden vom Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter, einberufen. Eine Einberufungsfrist von einer Woche soll eingehalten werden. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens 50% der Mitglieder anwesend sind. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung die seines Stellvertreters.
9. Die Beschlüsse des Vorstands sind zu protokollieren. Das Protokoll ist vom Protokollführer sowie vom Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter oder einem anderen Mitglied des Vorstands zu unterschreiben.

8 Mitgliederversammlung

1. Die ordentliche Mitgliederversammlung findet mindestens einmal pro Jahr statt. Die Einberufung erfolgt schriftlich unter Einhaltung einer Frist von 2 Woche und unter Angabe der Tagesordnung.
2. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann jederzeit mit einer Frist von min. 2 Wochen einberufen werden.
3. Die Mitgliederversammlung ist zuständig für die Entscheidungen in folgenden Angelegenheiten:
4. Änderungen der Satzung,
5. die Festsetzung der Mitgliedsbeiträge und Freigabe der Bezahlung des Vorstandes
6. den Ausschluss von Mitgliedern aus dem Verein,
7. die Wahl und die Abberufung der Mitglieder des Vorstands,
8. beschließt den Jahresfinanzplan (Budget) und die Aufnahme von Krediten
9. die Entgegennahme des Jahresberichts und die Entlastung des Vorstands,
10. die Auflösung des Vereins.
11. Die Mitgliederversammlung und Abstimmungen können in Präsenz und/oder elektronisch oder Hybrid stattfinden, z.B. als Online-Sitzung (Telefon- und/oder Videokonferenz).
12. Die Tagesordnung setzt der Vorstand fest. Jedes Vereinsmitglied kann bis spätestens eine Woche vor der Mitgliederversammlung beim Vorstand schriftlich eine Ergänzung der Tagesordnung beantragen. Über den Antrag entscheidet der Vorstand. Über Anträge zur Tagesordnung, die vom Vorstand nicht aufgenommen wurden oder die erstmals in der Mitgliederversammlung gestellt werden, entscheidet die Mitgliederversammlung mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder; dies gilt nicht für Anträge, die eine Änderung der Satzung, Änderungen der Mitgliedsbeiträge oder die Auflösung des Vereins zum Gegenstand haben.
13. Die Mitgliederversammlung wird vom Vorsitzenden des Vorstands oder seinem Stellvertreter, bei Verhinderung beider von einem durch die Mitgliederversammlung zu wählendem Versammlungsleiter geleitet.
14. Wenn nicht anders festgelegt ist die Mitgliederversammlung beschlussfähig, wenn mindestens ein Drittel aller Vereinsmitglieder anwesend sind. Bei Beschlussunfähigkeit ist der Vorstand verpflichtet, innerhalb von vier Wochen eine zweite Mitgliederversammlung mit der gleichen Tagesordnung einzuberufen. Diese ist ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig. Hierauf ist in der Einladung hinzuweisen.
15. Die Mitgliederversammlung beschließt in offener Abstimmung, falls nicht anders festgelegt, mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder. Kann bei Wahlen keine entsprechende Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder erzielt werden (siehe §7 Punkt 2), ist gewählt, wer die Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen erhalten hat; zwischen mehreren Kandidaten ist eine Stichwahl durchzuführen.
16. Über den Ablauf der Mitgliederversammlung und die gefassten Beschlüsse ist ein Protokoll anzufertigen, das vom Protokollführer und vom Versammlungsleiter zu unterschreiben ist. Das Protokoll wird spätestens bis 4 Wochen nach der Mitgliederversammlung den Mitglieder verfügbar gemacht.

9 Fachbeirat

1. Die Mitglieder des Fachbeirat werden auf Vorschlag der Mitglieder oder des Vorstandes vom Vorstand berufen.
2. Der Fachbeirat kann einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden wählen.
3. Der Fachbeirat berät den Vorstand, den Verein und seine Mitglieder in relevanten Fachfragen und setzt sich u.a. aus Experten der Wirtschaft, Lehre, Wissenschaft und Forschung zusammen.

10 Satzungsänderungen

1. Für Satzungsänderungen ist eine Mehrheit von 75% der abgegebenen Stimmen erforderlich. Es müssen mindestens 50% der Mitglieder an der Abstimmung teilnehmen.
2. Über Satzungsänderungen kann nur abgestimmt werden, wenn auf diese in der Einladung zur Mitgliederversammlung hingewiesen wurde.

11 Auflösung des Vereins

1. Die Auflösung des Vereins kann nur in einer Mitgliederversammlung mit einer Mehrheit von 75% der abgegebenen Stimmen beschlossen werden. Es müssen mindestens 50% der Mitglieder an der Abstimmung teilnehmen.

12 Kommunikationsstrategien

1. Der Verein wird eine aktive Kommunikationsstrategie verfolgen, welche PR- und Marketingaktivitäten, die Verwendung von sozialen Medien und die öffentliche Darstellung des Vereins umfasst.
2. Die Kommunikation soll den Wert und die Bedeutung der Hybrid-Antriebs-Technologie für eine nachhaltige Zukunft hervorheben, in der Öffentlichkeit und Fachkreisen bekannt machen sowie die politische Diskussion darüber anstoßen.

13 Sonstige Regelungen

1. Weitere Bestimmungen und Vorgaben können in Verwaltungsvorschriften geregelt werden.
2. Sollten einzelne Bestimmungen der Satzung unwirksam sein, wird dadurch die Wirksamkeit der anderen Bestimmungen in dieser Satzung nicht berührt.

Stand Oktober 2024